Projektstyring til succes

Projektstyring, strukturering og knofedt er vejen til succes. Jeg har fortalt lidt om hvad knofedt er i min verden, så her kommer nu lidt om hvordan du styrer og strukturer et projekt. Det er meget overordnet da der naturligvis ikke findes to projekter som er 100% ens, derfor skal du bruge skabelonen og forklaringen nedenfor til at implementere DIT projekt.

Step 1. Project Goals

Sæt dig nogle mål, som du kan måle din succes på i projektet – også dét man kalder KPI (Key Performance Indicators). Det kunne f.eks. være flere ordre, mere indtjening pr reklameblok, flere besøgende, flere sidevisninger, osv. Alt dette er noget der kan måles og dermed noget du kan sætte som mål for din succes. Det er en god idé at have mange mål for dit projekt.

Step 2. Project Deliverables

Her skal du planlægge hvad der skal leveres for at dine mål i Step 1 opfyldes. Er et af dine mål f.eks. at få flere besøgende ind på dit websted, er det en god idé at lave en strategi for netop dette. En online marketing plan i detaljer.

Du skal samtidig skrive en estimeret leveringsdato for hvornår du regner med dette kan leveres. Det er udelukkende vejledende, da selve planlægningen af dette gøres i næste step.

Step 3. Project Stage

Lav en liste over alle de tasks der skal bruges for at udføre alle de punkter du har i Step 2. For hver task skal du skrive følgende:

• Forventede mandetimer, start-dato og slut-dato for hver enkelte task
• Hvem der er ansvarlig for, at denne task bliver udført

Når de forskellige tasks har deadlines, kan du opdatere punkterne i Step 2 med en mere præcis leveringsdato, som projektet nu skal leve op til.

Step 4. Supporting Plans

Denne sektion skal bruges som del af planlægningen og opdeles i Human Resource Plan, Communications Plan og Risk Management Plan.

Human Resource Plan
Skriv hvem eller hvilken afdeling eller organisationer med en afgørende og vigtig rolle i projektet, hvad de gør og hvad de er ansvarlige for.

Communications Plan
Kommunikation er det vigtigste i et projekt (faktisk i alt er min personlige holdning). Uden kommunikationen kan et projekt fejle BIG TIME!! Beskriv hvordan kommunikationen skal foregå. Hvem skriver dags- og ugerapporter? Hvordan skal KPIs opdateres og af hvem? Hvem SKAL kommunikere sammen og hvor tit? Alt dette hjælper til at nå de enkelte mål sat og dermed at projektet VIL nå sin succes!

Risk Management Plan
Dette er en vigtig del af din projektstyring. Det er her du skal identificere de risici der måtte være, så du KAN være forberedt på det værste.

Nogle af de mest gængse risci er bl.a.:

• For optimistisk med tid og omkostninger
• Overraskelser i budgettet. Min ven og samarbejdspartner, Jesper Buch, lærte mig at man som regel skal dividere forventede indtægter med 2 og gange omkostningerne med 3 for at være så realistisk/pessimistisk (ja, de står sammen!) som muligt.
• Udefinerede roller og ansvarsområder
• Ekstra funktioner og tiltag som projektet udvikles
• Misforståelser, kvalitetsproblemer og “OMMER” som følge af dårlig kommunikation
• Manglende commitment fra samarbejdspartnere

Jeg har lavet et Excel ark, som jeg plejer at give til mine projektledere, som jeg her stiller gratis til rådighed. Du kan downloade, redigere og bruge det som du vil. Det består af følgende:

Work Flow: Hvilke aktiviteter indenfor hvilke områder er der lavet af hvem og hvornår? Listen opdateres dagligt.

Project Budget: Her skiver du alle omkostninger og indtægter ind og opdaterer det på månedsbasis, så du (og samarbejdspartnere) kan følge med i udviklingen i forhold til det estimerede.

KPI: Opdatér dagligt dine KPI’s, som du gerne vil måles på

Project Plan: Alt det som blogindlægget egentligt handlede om, skriver du her. Dette er den overordnede projektplanlægning eller forretningsplan og de andre faner bruges til at sikre, du når dine mål eller kan se under forløbet hvor den er gået galt, så der kan “repareres”.

Filen indeholder kun eksempler på, hvad du kunne skrive og er på engelsk (da vores projekter enten ER internationale eller bliver det – og så holder vi det sådan hele vejen igennem).

Hav en fortsat god fredag

/Marcel

Download report_example.xls her

...

Oh... Husker du at følge mig på Twitter??